Bewerbungsdossier erstellen:
Unterlagen, Reihenfolge & PDF
Hier erfährst du, wie du dein Bewerbungsdossier für eine Bewerbung in der Schweiz vorbereitest: von der Auswahl der Unterlagen über die Reihenfolge bis zur passenden Dateiaufteilung. Zwei praktische Anleitungen zeigen dir ausserdem, wie du PDFs zusammenfügst und ihre Dateigrösse reduzierst.
THEMENBEREICH
Deine Bewerbung – vollständig und übersichtlich zusammengestellt.
Was gehört in ein Bewerbungsdossier?
Diese vier Dokumentgruppen bilden die Grundlage deines Bewerbungsdossiers. Die Nummerierung zeigt die übliche Reihenfolge:
- Motivationsschreiben: individuell auf die ausgeschriebene Stelle abgestimmt.
- Lebenslauf: dein aktueller Werdegang mit den für die Stelle wichtigen Erfahrungen und Kenntnissen.
- Arbeitszeugnisse: Nachweise deiner bisherigen Tätigkeiten und Leistungen.
- Diplome und Zertifikate: Nachweise über Ausbildungen, Weiterbildungen und berufliche Qualifikationen.
Bei manchen Tätigkeiten kommen Arbeitsproben oder ein Portfolio hinzu, etwa für Gestaltung, Redaktion oder Softwareentwicklung. Wähle wenige Beispiele aus, die deine eigene Leistung zeigen. Verwende nur Arbeiten, die du weitergeben darfst, und entferne vertrauliche Kunden- oder Unternehmensangaben.
In welcher Reihenfolge werden die Bewerbungsunterlagen angeordnet?
Orientiere dich an der nummerierten Dokumentübersicht oben. Innerhalb der Arbeitszeugnisse sowie der Diplome und Zertifikate steht jeweils das aktuellste Dokument zuerst; ältere Nachweise folgen dahinter. Die Seiten eines mehrseitigen Dokuments bleiben zusammen.
Gibt das Unternehmen eine andere Reihenfolge oder bestimmte Upload-Felder vor, haben diese Vorgaben Vorrang.
Welche Arbeitszeugnisse gehören ins Bewerbungsdossier?
Lege die Zeugnisse deiner letzten und wichtigsten Anstellungen bei. Ältere Nachweise sind dann hilfreich, wenn sie Erfahrungen belegen, die du für die neue Tätigkeit brauchst und die in neueren Zeugnissen nicht vorkommen.
Von deiner aktuellen Anstellung kannst du ein vorhandenes Zwischenzeugnis verwenden, solange noch kein Schlusszeugnis vorliegt.
Bei wenigen langjährigen Anstellungen ist es oft überschaubar, alle zugehörigen Zeugnisse mitzuschicken. Bei vielen kurzen Einsätzen oder Temporärstellen richtet sich die Auswahl nach den verlangten Unterlagen und dem Bezug zur neuen Aufgabe. Eine feste Zahl passt nicht für alle Laufbahnen. Wenn du zunächst eine Auswahl sendest, kannst du kurz erwähnen, dass weitere Nachweise verfügbar sind.
Welche Diplome und Zertifikate sollte ich beilegen?
Wähle Nachweise, die deine im Lebenslauf genannten Qualifikationen belegen. Dazu zählen beispielsweise:
- Lehrabschluss, EFZ oder EBA
- Studienabschlüsse und höhere Berufsabschlüsse
- Weiterbildungsdiplome und Fachausweise
- Sprachzertifikate
- ICT- und Software-Zertifikate
- beruflich relevante Kursnachweise
Bei längerer Berufserfahrung sind meist die höheren Abschlüsse und die zur Zielstelle passenden Weiterbildungen aussagekräftiger als eine lückenlose Sammlung aller Kurse.
Welche Unterlagen kann ich bei einer Bewerbung weglassen?
Meist kannst du sehr alte Kursbestätigungen, Zertifikate ohne Bezug zur Tätigkeit und Nachweise über weit zurückliegende Nebenjobs weglassen. Schulzeugnisse verlieren mit zunehmender Berufserfahrung und höheren Abschlüssen an Bedeutung.
Dokumente mit persönlichen oder vertraulichen Angaben, die für die Bewerbung nicht benötigt werden, gehören ebenfalls nicht ins Dossier. Ausdrücklich verlangte Nachweise legst du dagegen bei.
Bewerbungsdossier: eine PDF oder mehrere Dateien?
Ohne abweichende Vorgaben kannst du für jede der vier Dokumentgruppen aus der Übersicht eine eigene PDF erstellen. Bündle zusammengehörende Nachweise, statt jedes Zeugnis oder Zertifikat einzeln mitzuschicken.
Eine einzige Gesamt-PDF eignet sich, wenn das Unternehmen sie verlangt oder im Bewerbungsportal nur ein Upload möglich ist. Behalte darin die oben beschriebene Reihenfolge bei.
Bei mehreren beschrifteten Upload-Feldern lädst du die Dateien entsprechend den jeweiligen Feldern hoch.
Wie benenne ich meine Bewerbungsunterlagen richtig?
Verwende die Art des Dokuments sowie deinen Vor- und Nachnamen. Aussagekräftige Dateinamen erleichtern die Zuordnung; Bezeichnungen wie «Dokument1.pdf» oder «Lebenslauf_final2.pdf» solltest du vermeiden.
- Motivationsschreiben_Martina_Muster.pdf
- Lebenslauf_Martina_Muster.pdf
- Arbeitszeugnisse_Martina_Muster.pdf
- Diplome_Zertifikate_Martina_Muster.pdf
Halte die Namen kurz und verzichte möglichst auf Sonderzeichen oder Umlaute. Unterstriche oder Bindestriche trennen die Begriffe.
Welches Dateiformat sollte ich für eine Bewerbung verwenden?
PDF eignet sich für den Versand, weil Schriftarten, Abstände und Seitenumbrüche in der Regel erhalten bleiben und sich die Dateien auf unterschiedlichen Geräten öffnen lassen.
Speichere deinen Lebenslauf und dein Motivationsschreiben direkt aus dem Textprogramm als PDF. So bleibt der Text möglichst markierbar und durchsuchbar – auch für digitale Bewerbermanagementsysteme (ATS). Bewahre die bearbeitbaren Originaldateien für spätere Anpassungen auf.
Verlangt das Unternehmen ein anderes Format, richte dich nach dieser Vorgabe.
Datenschutz bei den folgenden PDF-Anleitungen: Bewerbungsunterlagen enthalten persönliche Informationen. Bei einem Onlinetool lädst du die Dateien zur Verarbeitung auf einen externen Server hoch. Wenn du das vermeiden möchtest, verwende für das Zusammenfügen und Komprimieren eine lokal installierte PDF-Software, beispielsweise PDF24 Creator.
Wie kann ich mehrere Dokumente zu einer PDF zusammenfügen?
Wenn du mehrere Arbeitszeugnisse, Diplome oder Zertifikate als einzelne Dateien vorliegen hast, kannst du diese ganz einfach zu einer einzigen PDF zusammenfügen. Dafür benötigst du kein kostenpflichtiges Programm.
Ein praktisches Hilfsmittel ist das kostenlose Onlinetool PDF24, mit dem du mehrere PDF-Dateien zusammenführen, sortieren und anschliessend als eine Datei speichern kannst.
PDF-Dateien mit PDF24 zusammenfügen – Schritt für Schritt
1. PDF24 öffnen: Rufe das kostenlose Onlinetool [PDF24 – PDF zusammenfügen] auf.
2. Dateien hochladen: Wähle die Arbeitszeugnisse, Diplome oder Zertifikate aus, die du zusammenfügen möchtest.
3. Reihenfolge festlegen: Verschiebe die Dokumente in die gewünschte Reihenfolge. Das aktuellste Dokument sollte in der Regel zuerst erscheinen.
4. PDF zusammenfügen: Klicke auf «Verbinden», um die ausgewählten Dokumente zu einer PDF-Datei zusammenzuführen.
5. Datei herunterladen: Speichere die fertige PDF auf deinem Computer und gib ihr einen eindeutigen Namen, beispielsweise «Arbeitszeugnisse_Martina_Muster.pdf».
Wiederhole den Vorgang bei Bedarf für deine Diplome und Zertifikate. So erhältst du zwei übersichtliche PDF-Dateien, in denen alle zusammengehörenden Nachweise gebündelt sind.
Wie gross dürfen Bewerbungsunterlagen per E-Mail sein?
Als praktischer Richtwert kannst du für alle Dateien zusammen etwa 2 bis 5 MB anstreben. Entscheidend ist jedoch die Grenze des Unternehmens oder Bewerbungsportals: Sie kann pro Datei oder für den gesamten Upload gelten.
Vor allem hochauflösende Scans benötigen viel Speicherplatz. Überschreiten deine PDFs die zulässige Grösse, hilft dir die folgende Anleitung beim Komprimieren.
Wie kann ich die Dateigrösse einer PDF reduzieren?
Eingescannte Arbeitszeugnisse, Diplome und Zertifikate können schnell mehrere Megabyte gross werden. Ist dein Bewerbungsdossier zu umfangreich, kannst du die PDF-Dateien komprimieren und damit ihre Dateigrösse reduzieren.
Dafür eignet sich beispielsweise das kostenlose Onlinetool PDF24, mit dem du PDF-Dateien verkleinern kannst.
PDF mit PDF24 verkleinern – Schritt für Schritt
1. PDF24 öffnen: Rufe das kostenlose Tool PDF24 – PDF komprimieren auf.
2. Datei auswählen: Lade die PDF-Datei hoch, die du verkleinern möchtest.
3. Komprimierung einstellen: Wähle die gewünschte Bildqualität und Auflösung. Für eingescannte Dokumente sind etwa 150 bis 200 dpi häufig ausreichend.
4. PDF komprimieren: Starte die Komprimierung und warte, bis die Datei verarbeitet wurde.
5. Datei herunterladen: Speichere die verkleinerte PDF auf deinem Computer.
Öffne anschliessend die komprimierte Datei und kontrolliere, ob alle Texte, Stempel und Unterschriften weiterhin gut lesbar sind.
Worauf solltest du beim Verkleinern achten?
Vermeide deshalb eine zu starke Komprimierung. Besonders bei eingescannten Arbeitszeugnissen oder Diplomen können kleine Schriftgrössen und feine Details sonst unscharf werden.
Tipp: Falls deine PDF nach dem Komprimieren immer noch zu gross ist, überprüfe die Auflösung deiner eingescannten Dokumente. Häufig lässt sich bereits beim Scannen Speicherplatz sparen, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen.
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Weitere Fragen zur Vorbereitung deiner Bewerbung
Was ist der erste Schritt beim Zusammenstellen?
Beginne mit der Stellenanzeige. Markiere die geforderten Unterlagen und notiere, welche Erfahrungen oder Kenntnisse besonders wichtig sind. Lege dann deine vorhandenen Dokumente in einem Ordner zusammen. So erkennst du früh, was aktuell ist und was du noch ergänzen musst.
Wie passe ich mein Dossier an die Stelle an?
Stelle die Erfahrungen in den Vordergrund, die zur ausgeschriebenen Tätigkeit passen. Im Schreiben erklärst du deine Motivation für genau diesen Betrieb; im Lebenslauf machst du die dazugehörigen Aufgaben und Kenntnisse sichtbar. Deine tatsächlichen Stationen bleiben dabei unverändert.
Was mache ich, wenn mir ein Dokument fehlt?
Prüfe zuerst, ob der Nachweis ausdrücklich verlangt wird. Frage fehlende Zeugnisse rechtzeitig bei der zuständigen Stelle an. Läuft die Bewerbungsfrist vorher ab, kannst du im Schreiben oder im Bewerbungsportal kurz darauf hinweisen, dass du das Dokument nachreichst.
Wie gehe ich mit fremdsprachigen Unterlagen um?
Behalte die Originalunterlagen vollständig bei. Frage bei Bedarf beim Betrieb nach, ob eine Übersetzung gewünscht wird und in welcher Form. Im Lebenslauf kannst du die Art des Abschlusses verständlich erklären, ohne eine ungeprüfte Gleichwertigkeit zu behaupten.
Welche Angaben müssen in den Dokumenten zusammenpassen?
Kontrolliere Namen, Zeiträume, Stellenbezeichnungen und Abschlüsse. Unterschiedliche Formulierungen sind manchmal nachvollziehbar, widersprüchliche Daten dagegen irritierend. Prüfe insbesondere den Übergang zwischen zwei Stellen und die Bezeichnungen von Ausbildungen, bevor du die Dateien zusammenstellst.
Brauche ich ein Deckblatt für mein Dossier?
Ein Deckblatt ist optional. Es kann bei einer umfangreichen Bewerbung Orientierung geben, sollte aber keine unnötige zusätzliche Seite schaffen. Für eine kompakte digitale Bewerbung reicht häufig ein klar gestalteter Lebenslauf mit gut sichtbaren Kontaktdaten.
Was gehört bei einem Berufswechsel in den Vordergrund?
Zeige, welche Fähigkeiten du in die neue Tätigkeit mitnehmen kannst. Das können beispielsweise Kundenkontakt, Organisation, technische Kenntnisse oder Verantwortung für Projekte sein. Erkläre den Wechsel im Bewerbungsschreiben und ergänze passende Weiterbildungen oder praktische Einblicke.
Wann sind Referenzen sinnvoll?
Referenzen sind besonders dann relevant, wenn der Betrieb danach fragt. Sprich die betreffende Person vorher an und kläre, ob du ihre Kontaktdaten nennen darfst. Eine separate Referenzliste kannst du bereithalten und auf Anfrage ergänzen.
Was prüfe ich vor dem Versand?
Öffne jede fertige Datei und prüfe Lesbarkeit, Seitenreihenfolge, Kontaktdaten und Vollständigkeit. Kontrolliere beim Schreiben den Firmennamen und die angesprochene Person. Sieh dir anschliessend die Anhänge oder Uploads noch einmal an, bevor du deine Bewerbung abschickst.
Du möchtest Unterstützung beim Zusammenstellen?
Wenn du deinen Lebenslauf erstellen lassen oder deine vorhandenen Anlagen zu einer PDF zusammenfügen lassen möchtest, findest du die Leistungen und den Ablauf unter Bewerbungsdossier zusammenstellen lassen. Schreib mir bei Fragen an cindy@lebenslauf-layout.ch.